Se você tem a sensação de que os dias parecem curtos para cumprir todas as suas obrigações, talvez falte praticar a administração do tempo.

Essa estratégia é capaz de acrescentar fôlego e tranquilidade na sua vida.

Tudo para que as tarefas sejam realizadas de forma adequada e com qualidade, sem desgaste ou sobrecarga.

Com isso, diversos benefícios podem ser notados, com destaque para a melhora no bem-estar.

E quem não deseja isso, não é mesmo?

Então, não deixe de acompanhar este artigo até o final. 

Nas próximas linhas, você vai descobrir como gerenciar o seu tempo e melhorar o seu desempenho no trabalho e na vida. 

O que é a administração de tempo?

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Administração é o ato de gerenciar algo, procurando sempre otimizar os recursos e minimizar as perdas.

Quando relacionada a tempo, é uma estratégia que visa aproveitar melhor os períodos disponíveis, fazendo com que as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro do prazo existente para isso.

Ou seja, é um conceito que tem relação com produtividade e eficiência: fazer mais e melhor.

Por exemplo, as horas perdidas dentro de um ônibus no trajeto para o trabalho podem ser muito úteis se você souber como usá-las. 

Mas a administração do tempo vai além disso. 

Algumas técnicas ajudam tanto na organização dos afazeres que são capazes de transformar a vida dos indivíduos.

E isso se reflete na vida pessoal e profissional, assim como no dia a dia das organizações.

Administração do tempo na vida pessoal

Embora seja comum relacionarmos a administração do tempo ao trabalho, ela também é muito importante na vida pessoal.

Afinal, da mesma forma que no ambiente corporativo, temos compromissos em casa e com nossos amigos e familiares.

O corte de grama que fica para amanhã, a ida ao supermercado que era para ter sido mais cedo, a ligação para um familiar que você esqueceu de fazer.

Não faltam exemplos que se aplicam à nossa rotina no lar.

Normalmente, priorizamos as atividades profissionais e, só então, damos atenção às pessoais.

Mas, na verdade, é preciso haver harmonia e equilíbrio entre elas.

A gestão do tempo se aplica a ambos os casos e, sem ela, fica difícil atingir a felicidade plena que tanto se busca. 

Administração do tempo no trabalho

É bastante normal ouvirmos sobre administração do tempo no trabalho.

Isso porque, no ambiente organizacional, as metas se fazem mais presentes. 

A pressão por resultados é um dos motivadores para o gerenciamento do tempo. 

E, de fato, essa estratégia é imprescindível, sobretudo nos dias atuais, em que os profissionais assumem diversas tarefas simultâneas e são cobrados para dar uma resposta à alta competitividade do mercado.

Quando a administração do tempo é colocada em prática no trabalho, muitas vantagens são percebidas, como a diminuição da insatisfação, do estresse e da sobrecarga.

Administração do tempo nas organizações

Assim como no trabalho e na vida pessoal, a administração do tempo se estende para as organizações. 

Nas empresas, a busca por produtividade é grande. 

E são muitos os benefícios que podem ser notados com a prática da gestão do tempo.

Eliminação de processos desnecessários, mais eficiência nas atividades, melhora do clima organizacional e assertividade no cumprimento das metas são alguns deles.

Qual a importância da gestão do tempo?

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A satisfação pessoal está diretamente ligada a diversos fatores. Entre eles, sem dúvida, está a gestão do tempo. 

Afinal, quando conseguimos fazer todas as tarefas com excelência e dentro do prazo determinado, é comum nos sentirmos felizes e realizados. 

Por outro lado, quando não damos conta de todos os compromissos, sentimos culpa e frustração. 

Por essa razão, a administração do tempo é fundamental se você quer conquistar bem-estar e saúde. 

Como lidar com as atividades que fogem da rotina?

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Ir e voltar do trabalho, levar e buscar os filhos na escola, treinar na academia três vezes por semana e cozinhar diariamente são alguns exemplos de atividades que fazem parte de uma vida corriqueira.

Tudo o que você faz com certa frequência, normalmente, é mais fácil de ser realizado.

Afinal, é uma questão de hábito. 

Mas quando uma situação inusitada acontece, muita gente tem dificuldade de encaixá-la na rotina. 

É aí que uma tarefa recém-chegada pode atrapalhar todas as outras que ocorriam em perfeito equilíbrio.

Então, como lidar com o novo, com as surpresas e os imprevistos?

Não é uma resposta simples. Afinal, cada pessoa tem seu jeito de encarar as atribuições.

No entanto, uma prática comum pode ajudar bastante: procure estabelecer o seu planejamento diário com duas ou três horas de folga. 

É isso mesmo. Dê um espaço na sua agenda para as urgências que podem surgir. 

Tenha em mente que esse não é um tempo perdido.

Se nenhum evento extraordinário acontecer no dia, você pode aproveitar as horas de janela para resgatar uma ideia antiga, adiantar outra tarefa ou até mesmo descansar.

Ter o controle sobre o seu tempo é libertador.

Como aumentar a produtividade?

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Todo mundo pode ser mais produtivo do que normalmente é.

Isso porque é sempre importante rever o planejamento para identificar oportunidades de melhoria, reconhecendo os equívocos na administração do tempo que hoje prejudicam sua organização e desempenho.

Se você acredita que a sua rotina já está bem estruturada, procure refletir. Tente encontrar novas formas de gerenciar as suas tarefas. 

Agora, se você é daqueles que têm certeza que o seu tempo tem sido mal administrado, fique de olho nas dicas a seguir.

Mude seus hábitos

Você sempre vai à academia pela manhã e, depois, passa o dia todo cansado e com preguiça de realizar os seus afazeres?

Então, que tal trocar o horário? Experimente treinar à noite. 

Simples hábitos, como mudanças de período, podem fazer a diferença na sua produtividade.

Estabeleça prioridades

Nem todas as tarefas são urgentes e relevantes. Essa é a primeira lei da priorização de atividades.

Você precisa aprender a classificar as suas obrigações. 

No começo, tente anotar todos os seus afazeres em um modelo de quadrante, considerando: 

  • Urgentes e importantes
  • Urgentes, mas não importantes
  • Importantes, mas não urgentes
  • Não urgentes e não importantes.

Assim, procure priorizar as que estão no primeiro grupo antes de passar ao próximo.

Com o tempo, o exercício vira hábito. E você, automaticamente, irá reconhecer quais tarefas merecem mais atenção. 

Fuja da procrastinação

O clássico “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje” não ficou tão conhecido à toa, certo?

Portanto, leve essa máxima como mantra para a sua vida. 

Resolva imediatamente tudo o que puder e só deixe para depois o que, de fato, não conseguir cumprir.

Elimine os “ladrões de tempo”

Aquela espiadinha na sua rede social favorita é um dos ladrões de tempo dos quais estamos falando.

Cuidado para não dispersar e gastar mais tempo do que devia em algumas atividades.

É claro que momentos de descontração são fundamentais. Eles, inclusive, contribuem com a criatividade.

Mas é preciso impor limites.

Crie incentivos

Você já tentou estabelecer recompensas para as tarefas?

Essa é uma forma de incentivo que pode dar muito certo.

Por exemplo, se você precisa terminar um relatório antes das 12 horas, atribua um prêmio para a efetivação dessa entrega, como almoçar no seu restaurante favorito.

Assim, você se sente estimulado a fazer o que deve e evita desviar do foco.

Principais ferramentas e técnicas para otimizar a administração do tempo

Além de todas as dicas que viu até aqui, você pode apostar em ferramentas e técnicas para gerenciar melhor o seu tempo.

Conheça algumas delas!

1. Check list

Também conhecido por “to do”, a lista serve para elencar todas as tarefas do seu dia. 

Coloque, ao lado de cada uma delas, o prazo e o nível de urgência e importância. 

Faça um “check” - uma espécie de confirmação - sempre que finalizar alguma atividade.

2. Agenda

Organizar os compromissos diários é de grande importância, mas não se limite a isso.

É fundamental ter um cronograma semanal e, muitas vezes, mensal.

Assim, você consegue dividir melhor as suas tarefas. E, claro, não perde as datas. 

3. Flexibilização do planejamento

Ter um planejamento é imprescindível. Afinal, ele serve como um guia para você realizar tudo o que precisa.

No entanto, ele não é definitivo. Você pode, sim, ajustá-lo sempre que houver necessidade.

Basta realizar alterações conscientes.

4. Foco nos valores pessoais

Consiste em priorizar tarefas que tenham relação com os seus valores e objetivos.

Se você determinou a realização de uma atividade, mas ela não é uma meta para um propósito maior, talvez não seja tão fundamental quanto pensa.

Faça um trabalho de reflexão e avalie se os seus afazeres estão alinhados ao que acredita e busca. 

Passo a passo e dicas para melhorar a administração do tempo

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Animado para começar?

Agora, vamos resumir o passo a passo para você otimizar melhor o seu tempo.

1. Planeje e estabeleça prazos

Sempre defina datas para cumprir suas tarefas. 

Lembre que os prazos devem ser possíveis de serem alcançados.

2. Use calendários e organizadores

Faça uso de ferramentas de apoio para cumprir as tarefas e prazos com excelência. 

O Google Agenda, por exemplo, é um excelente serviço. E gratuito.

3. Conheça seus limites

Não estabeleça desafios maiores do que consegue realizar.

Saiba até onde pode ir.

4. Aprenda a dizer “não”

Se uma tarefa for desgastante demais e não estiver atrelada aos seus valores pessoais, repense sobre ela. 

Além disso, se o seu cronograma estiver apertado, recusar é uma boa opção.

5. Estabeleça o tempo necessário para cada atividade

Isso pode ser difícil no começo. 

Mas, com o tempo, você será capaz de identificar com facilidade quanto tempo leva para cada atividade.

De início, conte com o suporte de um cronômetro.

6. Tenha foco e bloqueie as distrações

Como já falamos, evite os ladrões de tempo. 

Sabe aquele cafezinho com os colegas de trabalho durante a tarde? 

Se for atrapalhar as suas tarefas, rejeite o convite. 

Ou, se aceitar, não passe mais tempo do que deveria.

7. Seja objetivo

A objetividade é uma característica essencial para quem quer cumprir as tarefas dentro do prazo estabelecido. 

Afinal, quanto mais direto e assertivo você for, menos tempo levará.

8. Priorize e delegue

Você já viu que as tarefas devem ser priorizadas. 

Mas, além disso, elas também podem ser delegadas. Isso significa que algumas atividades podem ser realizadas por outras pessoas. 

Ao estabelecer as prioridades, que tal pensar sobre isso também?

9. Registre os resultados alcançados

Para manter a sua motivação em alta, procure anotar as suas conquistas. 

Conseguiu realizar todos os compromissos do dia? Ótimo! 

Registre isso e use como estímulo para continuar as suas atividades.

10. Separe tempo para os imprevistos

Não tem jeito: imprevistos acontecem. 

Por isso, no seu planejamento, deixe espaços livres para a resolução de problemas.

Principais livros sobre administração e gestão do tempo

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Depois de todas essas dicas, ficou mais fácil gerenciar o seu tempo, certo?

Mas, se você quer saber ainda mais e descobrir outras técnicas, algumas obras podem ajudá-lo.

Confira alguns dos principais livros sobre o assunto.

Tríade do Tempo, Christian Barbosa

Baseado em uma pesquisa realizada com mais de 3.000 pessoas sobre problemas e necessidades relacionados à produtividade pessoal, o livro propõe uma abordagem simples, para que qualquer pessoa possa aplicar técnicas de administração do tempo.

Gestão do Tempo, Polly Bird

Quem pretende simplificar a vida, tornando as tarefas menos árduas para equilibrar os compromissos de trabalho com os pessoais, pode gostar desse livro. 

A autora dá dicas e conselhos de como gerenciar melhor o tempo e as atividades. 

Produtividade Para Quem Quer Tempo, Geronimo Theml

Nesta obra, Theml ensina como produzir mais sem ter que trabalhar tanto. 

O livro aborda o método criado por ele, chamado de Planejamento Inteligente, para que objetivos sejam cumpridos com ordenação. 

Trabalhe 4 Horas Por Semana, Timothy Ferriss

O título desse livro brilha os olhos, não é mesmo? 

Afinal, quem não gostaria de trabalhar apenas quatro horas por semana? 

Timothy Ferris mostra que isso é possível. Ela ensina como multiplicar seu salário para você viver melhor e como quiser. 

Conclusão

Não restam mais dúvidas sobre a importância de realizar a administração do tempo.

E, se você chegou aqui, achando que a tarefa só tinha influência na vida profissional, agora tem outra visão, não é mesmo?

Isso porque o gerenciamento do tempo se aplica a todos os âmbitos. 

Além disso, pode ser utilizado para qualquer situação, como em uma simples rotina de arrumação da casa.

Com as dicas que listamos neste artigo, você pode alcançar a produtividade que tanto almeja.

Comece agora mesmo a colocar as recomendações em prática e, depois, volte aqui para contar os resultados, tudo bem?

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