Você sabe o que é gestão de processos e para o que ela serve?

Se tem interesse na área, está na hora de descobrir tudo a seu respeito.

Afinal, em um mercado cada vez mais competitivo, atividades que agregam valor aos negócios e que contribuem com os resultados são mais do que bem-vindas.

Se você concorda, avance no texto, e fique por dentro de tudo sobre a gestão de processos.

Boa leitura!

O que é gestão de processos?

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Gestão de processos é um conjunto de práticas que visam o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.

Esses processos podem ser vários, desde a compra de uma matéria-prima até a entrega de um produto para o consumidor.

O que é BPM?

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É comum ouvir as pessoas chamarem gestão de processos de BPM.

E essa nomeação está totalmente correta. É que, no inglês, gestão de processos é chamada de Business Process Management.

Daí, então, a sigla BPM.

Qual a importância da gestão de processos?

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Feitas as apresentações sobre o que é gestão de processos, vamos entrar agora no detalhe da atividade. 

Veja só o porquê ela é importante para os negócios:

Permite conhecer melhor seu negócio

A gestão de processos é baseada na cadeia de valor. 

Esse conceito, criado por Michael Porter, consiste na representação do conjunto de atividades desempenhadas por uma organização. 

Ou seja, quando você faz a gestão de processos, é capaz de conhecer todos os fluxos de atuação da sua organização. 

Isso, certamente, permite uma visão holística da empresa. 

Ajuda a ter processos claros e bem definidos

Em uma empresa, várias atividades são desempenhadas ao mesmo tempo. 

Cada uma tem sua finalidade, e todas elas devem estar alinhadas ao objetivos estratégicos da organização. 

A gestão de processos ajuda a identificar os fluxos e, dessa forma, possibilita corrigir falhas e otimizar os processos. 

Possibilita a mensuração de resultados

Como a gestão de processos considera a proposta de valor do negócio, fica fácil reconhecer os fluxos que contribuem para que ela seja atingida. 

A partir disso, é possível estabelecer indicadores assertivos para medir a performance dessas atividades e até mesmo interpretar melhor os números que já são gerados.

Cria sinergia entre as pessoas e as áreas

A gestão de processos ajuda a quebrar uma possível “panelinha” que existe nas empresas, onde cada equipe atua sozinha e não de forma integrada com o todo.

Isso porque as pessoas começam a perceber que os processos integram várias áreas, e é preciso que o trabalho seja realizado em conjunto (e em harmonia) para que os resultados sejam obtidos.

Qual o papel do analista de negócios?

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O nome já logo entrega o que o analista de negócios faz: analisa negócios.

Isso significa que o profissional tem a incumbência de avaliar demandas e necessidades dos clientes, definir requisitos e fornecer recomendações e, principalmente, analisar os processos. 

Ele é fundamental, portanto, para garantir que as atividades desempenhadas estão alinhadas às estratégias da empresa. 

Benefícios da gestão de processos

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Você já sabe qual é a importância da gestão de processos.

E, de certa forma, pôde ter uma ideia de quais são as vantagens da prática. 

Mas, a seguir, você confere todos os benefícios:

Rapidez e qualificação na tomada de decisão

Uma vez que os processos e os indicadores ficam visíveis e alinhados, é mais fácil tomar decisões. 

Afinal, há base suficiente de informações para sustentá-las. 

Redução de custos e melhor distribuição de recursos

Quando a investigação vai a fundo, nota-se que algumas atividades não são necessárias ou estão incorretas. 

A gestão de processos, portanto, ajuda a corrigir esses problemas e evitar os desperdícios.

Melhor aproveitamento do tempo

Os processos incluem diversas tarefas. 

É possível, com a gestão de processos, avaliar se elas estão sendo realizadas no tempo que deveriam. 

E, se não estão, identificar e ajustar o que está impedindo. 

Aumento da satisfação dos clientes

O objetivo principal da gestão de processos é fazer com que a empresa cumpra a sua proposta de valor

Os clientes, de certo, percebem isso.

Afinal, processos bem cuidados impactam diretamente na experiência de consumo.

Retenção de talentos e maior qualidade nos serviços e produtos

Trabalhar em um lugar onde os processos funcionam é, sem dúvida, uma razão para querer se manter no emprego.

A organização e a produtividade, portanto, tendem a ser maiores, o que impacta, positivamente, na qualidade dos serviços e produtos. 

Automação de processos eficaz

De nada vale otimizar processos que não fazem sentido, concorda? 

E isso é muito frequente em empresas que não têm gestão de processos. 

Justamente por acharem que o problema é tecnologia, e não alinhamento de fluxos, acabam investindo equivocadamente na digitalização. 

Quais as práticas da gestão de processos?

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A gestão de processos envolve diferentes práticas.

Para você ficar por dentro, listamos as principais abaixo.

1. Arquitetura de processos

A arquitetura tem relação com a maneira pela qual estão dispostos os elementos. 

No caso da arquitetura de processos, são os processos que representam os componentes. 

A prática consiste, portanto, em estabelecer o vínculo existente entre eles, de modo a gerar valor para o cliente e para as partes interessadas.

É, em outras palavras, a identificação dos pilares de sustentação.

2. Mapeamento de processos

Já o mapeamento de processos é, de fato, o reconhecimento dos processos, bem como das atividades que o compõem. 

Nesta parte do trabalho, é preciso juntar as peças para entender os fluxos. 

3. Padronização de processos

Padronizar processos é uma forma de organizá-los e gerenciá-los melhor

Essa prática também pode ser adotada quando há a necessidade de cumprir normas e regulações, por exemplo. 

4. Modelagem de processos

Por sua vez, a modelagem de processos ajuda a traçar a forma adequada de execução dos processos. 

É aqui, por exemplo, que fica visível a necessidade  de mudanças e melhorias, como a adoção de automatização.

5. Transformação de processos

Para encerrar, vem a transformação, que é a prática das mudanças que foram levantadas. 

Os processos devem ser ajustados aos poucos de acordo com a dificuldade em realizar as alterações.

Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?

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Gestão de processos você já sabe o que é, certo? Mas e gestão por processos?

Uma palavrinha tem o poder de mudar o significado de um termo que, à primeira vista, parece a mesma coisa.

A questão é que a gestão por processos não é uma prática ou atividade, como a gestão de processos. Ela é, na verdade, uma mentalidade. 

Isso quer dizer que a cultura da empresa é orientada a processos. 

Ou seja, as decisões e a interação entre as equipes, por exemplo, são baseadas nisso.

Como implantar uma gestão de processos na empresa?

Para implantar a gestão de processos na empresa, você vai precisar, primeiramente, montar uma equipe para o trabalho.

A partir disso, é importante, então, criar uma cultura de mudança na empresa.

Isso porque, para que a gestão de processos aconteça, é necessária a participação de todas as áreas e pessoas.

Com a organização toda engajada, então, é hora de iniciar a prática. Veja a seguir!

Passo a passo para implementar uma gestão de processos eficaz

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Quer saber como aplicar a gestão de processos?

Fique atento às etapas!

1. Identifique a maturidade em gestão de processos da sua organização

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de processos consiste em fazer uma avaliação geral sobre como a organização lida com processos atualmente. 

Cabe aqui analisar se há controle sobre eles, métodos aplicados e até mesmo uma área dedicada para o trabalho.

2. Estabeleça uma governança de processos

A governança de processos estabelece as regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão.

Ela é importante para garantir que as responsabilidades sejam cumpridas. 

3. Mapeie a arquitetura de processos da sua empresa

O terceiro passo é o momento de mapear os processos da empresa. 

Para isso, você pode usar ferramentas e metodologias de apoio, enviar questionários, promover workshops e realizar entrevistas com os responsáveis pela execução. 

4. Transforme os processos

Depois de todos os processos mapeados, é preciso entrar em ação para melhorá-los. 

Neste caso, vale usar as nomenclaturas AS-IS (como é/está) e TO-BE (como será) para fazer referência aos processos atuais e aos transformados, respectivamente.

5. Monitore os resultados e controle os processos

Os processos ajustados e funcionando bem não encerram o trabalho. 

É preciso monitorar o desempenho e continuar fazendo o controle para garantir que os resultados atendam às expectativas.

Conclusão

Ao acompanhar este texto até o final, você pôde conhecer o que é a gestão de processos e como ela funciona.

Viu ainda qual a importância dela e os benefícios e aprendeu como colocar em prática.

Para encerrar o conteúdo, aqui vai uma informação relevante sobre o mundo dos negócios:

Seis em cada 10 empresas encerram as atividades em cinco anos.

A taxa de sobrevivência é pequena e as razões que levam os negócios a fecharem as portas são várias.

Mas, você deve estar se perguntando o motivo desse dado ser apresentado aqui, a resposta é a seguinte: porque a gestão de processos pode evitar que isso aconteça.

Ao otimizar os processos, a manutenção da empresa e os resultados tendem a ser bem melhores.

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