Você sabe o que é gestão de processos e para o que ela serve?
Se tem interesse na área, está na hora de descobrir tudo a seu respeito.
Afinal, em um mercado cada vez mais competitivo, atividades que agregam valor aos negócios e que contribuem com os resultados são mais do que bem-vindas.
Se você concorda, avance no texto, e fique por dentro de tudo sobre a gestão de processos.
Boa leitura!
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é um conjunto de práticas que visam o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
Esses processos podem ser vários, desde a compra de uma matéria-prima até a entrega de um produto para o consumidor.
O que é BPM?
É comum ouvir as pessoas chamarem gestão de processos de BPM.
E essa nomeação está totalmente correta. É que, no inglês, gestão de processos é chamada de Business Process Management.
Daí, então, a sigla BPM.
Qual a importância da gestão de processos?
Feitas as apresentações sobre o que é gestão de processos, vamos entrar agora no detalhe da atividade.
Veja só o porquê ela é importante para os negócios:
Permite conhecer melhor seu negócio
A gestão de processos é baseada na cadeia de valor.
Esse conceito, criado por Michael Porter, consiste na representação do conjunto de atividades desempenhadas por uma organização.
Ou seja, quando você faz a gestão de processos, é capaz de conhecer todos os fluxos de atuação da sua organização.
Isso, certamente, permite uma visão holística da empresa.
Ajuda a ter processos claros e bem definidos
Em uma empresa, várias atividades são desempenhadas ao mesmo tempo.
Cada uma tem sua finalidade, e todas elas devem estar alinhadas ao objetivos estratégicos da organização.
A gestão de processos ajuda a identificar os fluxos e, dessa forma, possibilita corrigir falhas e otimizar os processos.
Possibilita a mensuração de resultados
Como a gestão de processos considera a proposta de valor do negócio, fica fácil reconhecer os fluxos que contribuem para que ela seja atingida.
A partir disso, é possível estabelecer indicadores assertivos para medir a performance dessas atividades e até mesmo interpretar melhor os números que já são gerados.
Cria sinergia entre as pessoas e as áreas
A gestão de processos ajuda a quebrar uma possível “panelinha” que existe nas empresas, onde cada equipe atua sozinha e não de forma integrada com o todo.
Isso porque as pessoas começam a perceber que os processos integram várias áreas, e é preciso que o trabalho seja realizado em conjunto (e em harmonia) para que os resultados sejam obtidos.
Qual o papel do analista de negócios?
O nome já logo entrega o que o analista de negócios faz: analisa negócios.
Isso significa que o profissional tem a incumbência de avaliar demandas e necessidades dos clientes, definir requisitos e fornecer recomendações e, principalmente, analisar os processos.
Ele é fundamental, portanto, para garantir que as atividades desempenhadas estão alinhadas às estratégias da empresa.
Benefícios da gestão de processos
Você já sabe qual é a importância da gestão de processos.
E, de certa forma, pôde ter uma ideia de quais são as vantagens da prática.
Mas, a seguir, você confere todos os benefícios:
Rapidez e qualificação na tomada de decisão
Uma vez que os processos e os indicadores ficam visíveis e alinhados, é mais fácil tomar decisões.
Afinal, há base suficiente de informações para sustentá-las.
Redução de custos e melhor distribuição de recursos
Quando a investigação vai a fundo, nota-se que algumas atividades não são necessárias ou estão incorretas.
A gestão de processos, portanto, ajuda a corrigir esses problemas e evitar os desperdícios.
Melhor aproveitamento do tempo
Os processos incluem diversas tarefas.
É possível, com a gestão de processos, avaliar se elas estão sendo realizadas no tempo que deveriam.
E, se não estão, identificar e ajustar o que está impedindo.
Aumento da satisfação dos clientes
O objetivo principal da gestão de processos é fazer com que a empresa cumpra a sua proposta de valor.
Os clientes, de certo, percebem isso.
Afinal, processos bem cuidados impactam diretamente na experiência de consumo.
Retenção de talentos e maior qualidade nos serviços e produtos
Trabalhar em um lugar onde os processos funcionam é, sem dúvida, uma razão para querer se manter no emprego.
A organização e a produtividade, portanto, tendem a ser maiores, o que impacta, positivamente, na qualidade dos serviços e produtos.
Automação de processos eficaz
De nada vale otimizar processos que não fazem sentido, concorda?
E isso é muito frequente em empresas que não têm gestão de processos.
Justamente por acharem que o problema é tecnologia, e não alinhamento de fluxos, acabam investindo equivocadamente na digitalização.
Quais as práticas da gestão de processos?
A gestão de processos envolve diferentes práticas.
Para você ficar por dentro, listamos as principais abaixo.
1. Arquitetura de processos
A arquitetura tem relação com a maneira pela qual estão dispostos os elementos.
No caso da arquitetura de processos, são os processos que representam os componentes.
A prática consiste, portanto, em estabelecer o vínculo existente entre eles, de modo a gerar valor para o cliente e para as partes interessadas.
É, em outras palavras, a identificação dos pilares de sustentação.
2. Mapeamento de processos
Já o mapeamento de processos é, de fato, o reconhecimento dos processos, bem como das atividades que o compõem.
Nesta parte do trabalho, é preciso juntar as peças para entender os fluxos.
3. Padronização de processos
Padronizar processos é uma forma de organizá-los e gerenciá-los melhor.
Essa prática também pode ser adotada quando há a necessidade de cumprir normas e regulações, por exemplo.
4. Modelagem de processos
Por sua vez, a modelagem de processos ajuda a traçar a forma adequada de execução dos processos.
É aqui, por exemplo, que fica visível a necessidade de mudanças e melhorias, como a adoção de automatização.
5. Transformação de processos
Para encerrar, vem a transformação, que é a prática das mudanças que foram levantadas.
Os processos devem ser ajustados aos poucos de acordo com a dificuldade em realizar as alterações.
Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
Gestão de processos você já sabe o que é, certo? Mas e gestão por processos?
Uma palavrinha tem o poder de mudar o significado de um termo que, à primeira vista, parece a mesma coisa.
A questão é que a gestão por processos não é uma prática ou atividade, como a gestão de processos. Ela é, na verdade, uma mentalidade.
Isso quer dizer que a cultura da empresa é orientada a processos.
Ou seja, as decisões e a interação entre as equipes, por exemplo, são baseadas nisso.
Como implantar uma gestão de processos na empresa?
Para implantar a gestão de processos na empresa, você vai precisar, primeiramente, montar uma equipe para o trabalho.
A partir disso, é importante, então, criar uma cultura de mudança na empresa.
Isso porque, para que a gestão de processos aconteça, é necessária a participação de todas as áreas e pessoas.
Com a organização toda engajada, então, é hora de iniciar a prática. Veja a seguir!
Passo a passo para implementar uma gestão de processos eficaz
Quer saber como aplicar a gestão de processos?
Fique atento às etapas!
1. Identifique a maturidade em gestão de processos da sua organização
O primeiro passo para fazer uma boa gestão de processos consiste em fazer uma avaliação geral sobre como a organização lida com processos atualmente.
Cabe aqui analisar se há controle sobre eles, métodos aplicados e até mesmo uma área dedicada para o trabalho.
2. Estabeleça uma governança de processos
A governança de processos estabelece as regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão.
Ela é importante para garantir que as responsabilidades sejam cumpridas.
3. Mapeie a arquitetura de processos da sua empresa
O terceiro passo é o momento de mapear os processos da empresa.
Para isso, você pode usar ferramentas e metodologias de apoio, enviar questionários, promover workshops e realizar entrevistas com os responsáveis pela execução.
4. Transforme os processos
Depois de todos os processos mapeados, é preciso entrar em ação para melhorá-los.
Neste caso, vale usar as nomenclaturas AS-IS (como é/está) e TO-BE (como será) para fazer referência aos processos atuais e aos transformados, respectivamente.
5. Monitore os resultados e controle os processos
Os processos ajustados e funcionando bem não encerram o trabalho.
É preciso monitorar o desempenho e continuar fazendo o controle para garantir que os resultados atendam às expectativas.
Conclusão
Ao acompanhar este texto até o final, você pôde conhecer o que é a gestão de processos e como ela funciona.
Viu ainda qual a importância dela e os benefícios e aprendeu como colocar em prática.
Para encerrar o conteúdo, aqui vai uma informação relevante sobre o mundo dos negócios:
Seis em cada 10 empresas encerram as atividades em cinco anos.
A taxa de sobrevivência é pequena e as razões que levam os negócios a fecharem as portas são várias.
Mas, você deve estar se perguntando o motivo desse dado ser apresentado aqui, a resposta é a seguinte: porque a gestão de processos pode evitar que isso aconteça.
Ao otimizar os processos, a manutenção da empresa e os resultados tendem a ser bem melhores.
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