Finalmente chegou o dia. Você conquistou a tão sonhada promoção e vai agendar a primeira reunião como gestor. Mas... Como conduzir essa primeira conversa? O que você precisa considerar para montar a pauta? E o que fazer se o encontro for híbrido? É normal surgirem essas dúvidas, pois não queremos que as pessoas tenham a sensação de que a reunião poderia ter sido resumida a apenas um e-mail.
Amy Bonsall, colunista da Harvard Business Review (HBR), separou orientações importantes no artigo “3 Types of Meetings — and How to Do Each One Well” (“3 tipos de reunião – e como se dar bem em cada uma delas”, em tradução livre). Confira o que você precisa prever antes de marcar uma reunião com sua equipe a seguir.
Reuniões transacionais
As reuniões transacionais têm como objetivo a execução de tarefas. Os principais exemplos são a daily de equipes, war rooms e encontros de planejamento.
A fluidez desse tipo de reunião depende:
1. Documentos compartilhados
Toda a equipe precisa ter acesso ao material que será discutido e, se necessário, conseguir editá-lo. Ele também precisa ser visualizado por todos, para que possam acompanhar as atualizações em tempo real.
Ferramentas em nuvem como Google Docs, Office 365 e Miro são as mais utilizadas.
2. Paridade de telas
No caso de uma reunião híbrida, cada participante que está no escritório deve usar o próprio computador. Assim, quem está online terá mais facilidade de interagir com os colegas, que não será rostos borrados em uma sala de reuniões.
3. Um mediador de participações
Em reuniões online, é importante que alguém da equipe assuma o papel de mediador e fique atento a sinais de participação. O ícone de “mão levantada” e um microfone aberto são alguns exemplos.
Essa função geralmente é exercida por quem conduz a reunião, mas, se houver um grande número de participantes, é possível delegá-la para um membro do time mais experiente e comunicativo.
Reuniões relacionais
As reuniões relacionais são voltadas para fortalecer as conexões entre as pessoas. Elas precisam ter objetivos bem definidos para fluírem. Alguns exemplos são:
- Apresentar o plano de carreira da organização;
- Conversar sobre os objetivos de negócios;
- Conhecer o histórico de momentos de crescimento da empresa.
Independentemente do objetivo, é necessário planejar como o tempo será usado. O ideal é dividi-lo em momentos de reflexão individual e de compartilhamento de ideias com o grupo.
Esse grupo deve ser composto por pessoas de diferentes times, que não costumam conversar entre si no dia a dia.
Reuniões de adaptação
O último tipo de reunião da lista é indicado para assuntos mais complexos e sensíveis, como conversas sobre carreira e sprints de inovação.
O ideal é que aconteçam em ambientes maleáveis. Se a reunião for presencial, escolha uma sala que não passe a sensação de hierarquia, ao permitir que cadeiras e mesas possam ser mudadas de lugar.
Se a conversa for online, use jamboards digitais e deixe a equipe à vontade para realizar a atividade com a câmera desligada.
No caso de conversas mais delicadas, é importante criar uma sensação de segurança. Há colaboradores que preferem ter esse tipo de conversa de forma presencial, outros por videoconferência. Por isso, o ideal é dar autonomia para a equipe escolher a modalidade em que acontecerá esse tipo de reunião.
O gestor também deve saber quando criar momentos de alívio de tensão. O indicado é inseri-los entre a discussão de opções e a tomada de decisão. Pode ser um coffee break, caso a reunião seja presencial. Se for online, oriente a equipe a sair do computador por alguns minutos e pensar em outro assunto.
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